Nettirasia: Ohjeet
Nettirasian avulla internet-sivujen päivittämisvastuu voidaan jakaa usealle henkilölle. Tällä osaltaan halutaan varmistaa se, että erityisesti seuran sisäinen tiedottaminen tehostuu entisestään. Päivittäminen tapahtuu selainohjelmalla. Nämä ohjeet opastavat Nettirasia-päivitysohjelman käytössä.
Käyttäjätunnukset ja salasanat
Tiedotteen lähettäminen sähköpostilla
Salasanan vaihto ja omien tietojen muokkaus
Tiedotteen lähettäminen sähköpostilla
Aiemmin lisätyn tiedoston muokkaus
Nettirasian avulla interneti-sivujen webmaster voi muodostaa päivitystiimiin, johon voidaan ottaa mukaan kaikki halukkaat, jotka uskovat jossakin vaiheessa antavansa seuraa koskevia tiedotuksia. Päivittäjä vastaa pääsääntöisesti omasta alueestaan. Tiedotteiden yhteydessä ei julkaista tiedotteen antajan nimeä. Tiedotteisiin on kuitenkin hyvä liittää yhteyshenkilön nimi ja mahdollisesti yhteystiedot. Tiedotteet pyritään pitämään kohtuu pituisina. Tiedotteet tulevat olla asiallisia, mutta niiden ei tarvitse olla täysin neutraaleja. Ylläpito pidättä itsellään oikeuden poistaa tai muokata tiedotteita, jos se näkee ne asiattomiksi. Toistuva väärinkäyttö aiheuttaa päivittäjän oikeuksien menettämisen.
Jokainen päivittäjä saa tunnuksen ja salasanan, jotka voi pyytää ylläpidolta webmaster@paimionrasti.fi Ylläpito antaa käyttäjälle tunnuksen, jota päivittäjä ei pysty itse muuttamaan. Tunnuksen yhteydessä päivittäjä saa salasanan. Salasana tulee ensimmäisen käyttökerran yhteydessä vaihtaa uuteen. Salasana ei saa sisältää ääkkösiä. Salasanaa ei saa antaa sivullisten tietoon.
Uutispalstoilla julkaistaan tulevaisuutta tai menneisyyttä koskevia tiedotteita. Ne voivat olla reportaaseja kisoista tai matkoista, tulevia tiedotteita tapahtumista tai muita lyhyitä tiedonantoja. Tiedotteet uutispalstoilla koostuvat otsikosta, runko-osasta ja linkeistä. Runko-osaan voi yhdistää myös kuvia. Koko seuran yhteisen uutispalstan lisäksi eri ryhmillä on omia uutispalstoja, joissa on esillä ryhmää koskevia tiedotuksia. Päivittäjä pystyy tiedotetta tehdessään valitsemaan, mihin uutispalstoille haluaa sen nähtäväksi. Sama tiedote voi olla useammallakin uutispalstalla.
Koko seura
Uutispalsta, jonka tiedotteet koskevat koko seuraa. Linkki koko seuran uutispalstalle sijaitsee internet-sivujen vasemmassa valikossa. Se on tärkeä informaatiokanava. Vaikka tiedote olisi vain lyhty juttu suunnustuskoulun kevätretkestä, niin se on hyvä pistää näkyville myös koko seuran uutispalstalle. Tämä uutispalsta heijastaa seuran toiminnan laajuutta ja aktiivisuutta.
Valmennus
Uutispalsta, jonka tiedotteet koskevat seuran valmennusryhmää ja ryhmän tukijoukkoja. Tämä uutispalsta on luettavissa edustusryhmän alasivuilla, joille on linkki vasemmassa valikossa.
Power
Uutispalsta, jonka tiedotteet koskevat seuran power-ryhmää ja ryhmän tukijoukkoja. Tämä uutispalsta on luettavissa power-ryhmän alasivuilla, jonne pääsee nuorten sivuilta. Nuorten sivuille on linkki vasemmassa valikossa.
Power+
Uutispalsta, jonka tiedotteet koskevat seuran power+ -ryhmää ja ryhmän tukijoukkoja. Tämä uutispalsta on luettavissa power+ -ryhmän alasivuilla, jonne on pääsee nuorten sivuilta. Nuorten sivuille on linkki vasemmassa valikossa.
Suunnistuskoulu
Uutispalsta, jonka tiedotteet koskevat seuran suunnistuskoulua ja ryhmän tukijoukkoja. Tämä uutispalsta on luettavissa suunnistuskoulun alasivuilla, jonne on pääsee nuorten sivuilta. Nuorten sivuille on linkki vasemmassa valikossa.
Tapahtumakalentereissa tulevat tapahtumat on taulukoitu tapahtumapäivämäärän mukaan. Tuleva tapahtuma koostuu tapahtuma-ajasta, tapahtuman-nimestä, tapahtumapaikasta, lyhennelmästä tapahtuman tiedoista. Tapahtuman tiedot-osaan voi liittää linkkejä ulkopuolisiin sivuihin tai varsinaiseen tiedotteeseen tapahtumasta. Jokainen päivittäjä pitää huolta, että oman osa-aluueensa tulevat tapahtumat on merkattu kalenteriin. Saman esim. viikottaisen tapahtuman voi lisätä yhdellä kertaa vaikka koko vuodelle.
Koko seura
Koko seuran tapahtumakalenteri, johon on linkki vasemmasta valikosta.
Valmennus
Valmennusryhmän tapahtumakalenteri, joka on esillä edustusryhmän alasivuilla. Sivuille on linkki vasemmassa valikossa.
Power
Power-ryhmän tapahtumakalenteri, joka on esillä power-ryhmänalasivuilla, jonne pääsee nuorten sivuilta. Nuorten sivuille on linkki vasemmassa valikossa.
Power+
Power-ryhmän tapahtumakalenteri, joka on esillä power-ryhmänalasivuilla, jonne pääsee nuorten sivuilta. Nuorten sivuille on linkki vasemmassa valikossa.
Suunnistuskoulu
Power-ryhmän tapahtumakalenteri, joka on esillä power-ryhmänalasivuilla, jonne pääsee nuorten sivuilta. Nuorten sivuille on linkki vasemmassa valikossa.
Kilpailukalenteri
Kilpailukalenteri on muistilista tulevista kilpailuista sekä sisältää linkit kisajärjestäjien sivuille. Kilpailukalenteriin on linkki Verkkovihon yhteydessä.
Kodan varaukset
Kodan varaustilanteen voi tarkistaa Kodan varauslistasta.
Samalla, kun päivittäjä lisää tiedotteen nähtäväksi internetiin, voi hän lähettää sen myös sähköpostiosoitteisiin. Erityisesti voi valita seuran omat sähköpostilistat, joille viestin voi lähettää. Viestin voi lähettää myös yksittäisiin osoitteisiin.
Päivitysohjelman käyttöä ja internetin sisältöä valvoo tiedotusvaliokunta. Tiedotusvaliokunnan tavoittaa osoitteesta tiedotus@paimionrasti.fi. Päivitysoikeuksia voi kysyä osoitteesta webmaster@paimionrasti.fi Samasta osoitteesta voi kysyä apua ongelmatilanteissa, mutta vasta, kun on huolellisesti etsinyt apua ongelmaan tästä ohjeesta.
Ensimmäisen käyttökerran yhteydessä tulee vaihtaa salasana. Salasanan vaihtoon ja omien tietojen muokkaukseen pääsee linkistä Salasanan vaihto/Omat tiedot. Avautuvaan ruutuun kirjoitetaan omiin laatikohinsa tunnus ja salasana. Salasanan merkit korvautuu ruudussa tähdillä. Muista varmistaa, ettei näppäimistössä Caps Lock ole päällä!
Tämän jälkeen aukeaa näkymä, jossa on päivittäjän omia tietoja. Ryhmää ei pysty itse vaihtamaan. Laajempia ryhmä-oikeuksia voi anoa webmaster@paimionrasti.fi. Voit muuttaa sähköpostiosoitettasi ja nimeäsi. Salasanan vaihtamiseksi kirjoita omiin laatikoihinsa uusi salasana, uusi salasana uudelleen ja voimassa oleva salasana. Tämän jälkeen Tallenna muutokset. Jos olet jo aiemmin vaihtanut salasanasi, niin jätä uusi salasana ja uusi salasana uudelleen laatikot tyhjiksi.
Pääset kirjautumaan sisään päivitysohjelmaan linkistä Tiedostojen muokkaus. Avautuvaan ruutuun kirjoitetaan omiin laatikohinsa tunnus ja salasana.
Kirjauduttuesi sisään valitse pikavalikosta Lisää Tiedosto. Ohjelma luo uuden tiedoston tiedotettasi varten ja antaa sille automaattisesti järjestysnumeron. Ohjelma ilmoittaa: "Uuden tiedostosi numero on #. Alla voit muokata sitä." Muokkaamista varten on sivu Tiedoston editointi.
Otsikko on on tiedotteesi otsikko uutispalstalla. Sillä herätetään lukijan mielenkiinto, unohtamatta kuitenkaan informatiivisuutta. Esim. "Miehet kolmansia Pihkaniska-viestissä" tai vain "Seuran joulujuhla" Otsikko on myös mahdollisen sähköpostiviestisi otsikko (subject).
Tapahtuma laatikkoon lisättävä tapahtuman nimi on tarpeen tapahtumakalentereihin lisättävässä viestissä. Tapahtuma on tapahtuman nimi mahdollisimman lyhyessä muodossa. Esim. "Seuran joulujuhla" tai "Halikko-viesti"
Lyhennelmä on tarpeen tapahtumakalentereihin lisättävässä viestissä. Lyhennelmä sisältää muutaman sanan kuvauksen tapahtuman luonteesta ja tiedoista. Lyhennelmä-laatikkoon kirjoitettaessa ei kannata hämmääntyä, vaikka pitempää tekstiä kirjoitettaessa alkuosa tekstistä ei näy. Esim. Seuran joulujuhlan Lyhennelmä-osa voisi olla: "Paimion Rastin perinteinen puurojuhla" tai Halikko-viestin Lyhennelmä: "Ankkurien järjestämä 15-osuuksinen seuraviesti". Jos "normaalisti" runko-osaan kuuluvaa juttua on vähän (esim. vain opastus) voi sen laittaa myös lyhennelmään.
Runko-osaan tulee pidempi sepustus tapahtumasta tai itse tiedote. Pelkästään tapahtumakalentereihin tulevissa tiedotteissa se ei ole välttämätön. Teksti kirjoitetaan suoraan laatikkoon tai sen voi liittää aikaisemmin kirjoitetusta ja kopioidusta tekstistä laatikkoon. Näin nettiyhteyttä ei tarvitse pitää auki turhaan. Esim. Seuran joulujuhlan runko-osa voisi olla: "Seura järjestää perinteisen puurojuhlan keskiviikkona 12.12. klo 18 alkaen Kansanopiston Jukola-salissa. Pikku-paketti mukaan pukin konttiin! Lisätietoja tapahtumasta saa Joulupukilta." Runko-osaan kuuluu myös esim. viestien juoksujärjestykset, leiriohjelmat, yhteiskuljetus- ja majoitusinfot.
Tapahtumapaikka näkyy vain tapahtumakalentereissa. Tapahtumapaikka on yksittäinen paikka. Opastusohjeet voi kirjoittaa joko Lyhennelmään tai Runko-osaan. Esim. Seuran joulujuhlan tapahtumapaikka on "Kansanopisto, Jukola Sali" tai Halikko-viestin "Kokkila".
Lisätäksesi tapahtuma-ajan tapahtumakalenteria varten klikkaa Muokkaa aikoja linkkiä. Eteesi avautuu uusi ikkuna. Lisätäksesi uuden päivän muokkaa vetovalikoilla haluamasi aika otsikon Uuden ajan lisäys alta. Kellon aika ei ole pakollinen. Paina "Lisää aika" nappia. Jos tapahtuma on toistuva tai monipäiväinen, voit valita vetovalikosta "Ei toistuva":n tilalle "Joka päivä" tai "Joka viikko" ja valita oikeanpuoleisesta vetovalikosta, kuinka monta tällaista tapahtumaa tallennat alkaen lisäämästäsi päivämäärästä. Muokataksesi aiemmin lisättyä aikaa muokkaa vetovalikoilla vanha aikaa. Kirjoita lopuksi salasanasi ja Tallenna aika. Voit myös poistaa vanhan ajan täyttämällä poista-ruutu tapahtumajan perässä ja klikkaamalla Tallenna. Kun olet valmis, voit sulkea aikojenmuokkausikkunan. Lisäämäsi tai muokkaamasi ajat näkyvät uudelleen latauksen eli sivun päivittämisen jälkeen Tiedoston editointi-sivulla. (Sivun päivittäminen kannattaa tehdä tallenna painiketta käyttäen jotta muut mahdolliset muutokset tallentuvat!)
Voit lisätä tiedotteeseesi linkin muuhun web-sivuun. Valitse Muokka linkkejä, joka avaa uuden ikkunan. Lisätäksesi uuden linkin tiedotteeseesi Kirjoita Uuden linkin lisäys-otsikon alla olevaan URL-laatikkoon sivun osoite, johon olet linkin ohjaamassa. Linkin osoite on esim. muotoa http://www.ssl.fi joka tässä tapauksessa ohjaa Suomen Suunnistusliiton sivuille. Kirjoita linkin osoite aina kokonaisuudessaan. Linkin otsikko-laatikkoon kirjoitetaan linkille lyhyt otsikko, joka näkyy tiedotteessa alleviivattuna. Otsikko voisi olla tässä tapauksessa: Suomen Suunnistusliitto. Vältä linkin otsikkoina sanoja: Lisää, tästä, täältä etc. Mieluummin otsikoksi linkitettävän sivuston nimi tai kuvailu.
Jos linkki on Paimon Rastin internet-sivuston ulkopuolisiin sivustoihin, kuten SSL, niin linkki tulee asettaa avautumaan Koko ikkunaan tai Uuteen ikkunaan. Ehdottomasti suositeltavampaa on Koko ikkunaan käyttäminen. Jos linkitettävä sivu on Paimion Rastin palvelimella oleva sivu, kuten V-S viestin 2002 pääsivu osoitteessa http://www.paimionrasti.fi/kilpailut/02/vsviesti/index.html, tulee linkki asettaa aukeamaan PR kehyksiin. Valinnan voi asettaa vetovalikosta Target-otsikon alta. Linkin muokkaamisen jälkeen se tallennetaan painamalla Tallenna.
Jos olet aiemmin lisännyt linkin ja haluat muuttaa sitä esim. kirjoitusvirheen takia, niin muuta olemassa olevaa linkkiä Vanhojen linkkien editointi-otsikon alta. Muokkaaminen tapahtuu samalla tavlla kuin uuden linkin lisääminen.
Kun olet valmis, voit sulkea linkin muokkaamisikkunan. Lisäämäsi tai muokkaamasi linkit näkyvät uudelleen latauksen eli sivun päivittämisen jälkeen Tiedoston editointi-sivulla. (Sivun päivittäminen kannattaa tehdä tallenna painiketta käyttäen jotta muut mahdolliset muutokset tallentuvat!)
Päivittäjä voi asettaa tekemänsä tiedotteen näkymään samanaikaisesti eri seuran uutispalstoilla ja tapahtumakalentereissa. Näkyminen määritetään ruksaamalla listasta halutut palstat tai listat. Vaikka tiedotus koskisi vain oravia, niin se on hyvä pistää näkyviin myös koko tapahtumakalenterissa.
Tiedotteelle talletetaan lopuksi tiettyyn tietokantaan. Vaihtoehdot ovat Nykyiset, Arkisto, Luonnokset tai Poista tiedosto, joka tuhoaa tiedoston. Käytännössä uusi tiedote talletaan aina Nykyiset-tietokantaan. Luonnokset tietokantaan voi tallettaa tiedotteen, jos ei halua julkaista sitä heti, vaan kirjoittaa tiedotteen valmiiksi tai puolivalmiiksi ja julkaisee ja täydentää sen myöhemmin. Arkisto ja Poista tiedosto palvelevat lähinnä hallintaryhmää, jotka siirtävät vanhoja viestejä arkistoon tai poistavat viestejä.
Ennen tallentamista tiedotteelle määritetään muokkaamisoikeudet. Pääsääntöisesti suositellaan valittavaksi everybody, joka antaa kaikilla päivittäjille oikeuden muokata talletettua tiedotetta. Mahdollista on kuitenkin rajoittaa muokkaamisoikeutta vain ryhmän jäsenille (esim. valmennus, power etc.) tai yksittäiselle käyttäjälle. Hallintaryhmä pystyy kuitenkin aina muokkaamaan tiedotetta, vaikka käyttöoikeudet olisi rajoitettu kuinka pieniksi tahansa.
Kun viimeistelty tiedote on talletettu se voidaan myös lähettää tiedoksi sähköpostilla. Erityisesti Paimion Rastin sähköpostilistoille on hyvä pistää tiedotus. Sähköpostiviestin lähettämiseksi klikkaa Tee Email viesti. Avautuvaan sivuun on valmiiksi täytetty tiedotteesi otsikko ja runko-osa, jota voit halutessasi vielä muokata. Lähettääksesi viestin Paimion Rastin eri listoille, ruksaa haluamasi listan nimi. Tämän lisäksi voit lähettää viestin muihin osoitteisiin kirjoittamalla vastaanottajat laatikkoon saajan sähköpostiosoite. Jos vastaanottajia on usempia, osoitteet erotetaan pilkulla. Lopuksi paina Lähetä.
Muokataksesi olemassa olevaa tiedotetta valitse ensin tietokanta, jossa tiedote on. Käytössä on kolme tietokantaa. Arkisto, Luonnokset ja Käytössä olevat. Valittuasi tietokannan näkyviin tulee listaus tietokannassa olevista tiedostoista. Taulukossa on tiedotteen järjestysnumero, otsikko, tapahtuman pvm, ryhmäoikeudet, luonti pvm ja muokkaus pvm.
Voit suorittaa tietokannassa sanahakuja tietyllä sanalla, jolloin ohjelma listaa ehdot täyttävät tiedostot.Voit myös järjestää tiedostoja aikajärjestykseen tapahtuman, luomisen tai muokkaamisen mukaan. Uusi tulee tulee listassa ylimmäksi.
Valitsemalla Muokkaa... muokattavan tiedoston kohdalta pääset editoiti ikkunaan. Editointi tapahtuu samalla tavalla kuin uuden tiedoston muokkaus.
Sivujen alalaidassa olevasta valikosta voit valita lopettaessa Kirjaudu ulos. Tämä tulee tehdä aina, mutta varsinkin kun olet kirjautunut palvelimelle julkiselta koneelta, kuten kirjastosta. Ulos kirjautumisen jälkeen selainikkunan voi sulkea tai jatkaa sen käyttöä.